Bestuur

1. Werkwijze gemeenteraad

In het licht van de wijzigende kaders in de relatie tussen inwoners, organisaties en bestuur (horizontalisering, participatie enz.) wil de gemeenteraad de samenleving in positie brengen. Concreet betekent dat nieuwe vormen van raadpleging, overleg, belangenbehartiging en het mobiliseren van maatschappelijke krachten in de richting van zelfsturing. In 2018 worden lessen getrokken uit eerdere experimenten (cocreatie, social media, wijkbezoeken en dergelijke). Op twee niveaus wordt inhoud gegeven aan c.q. worden afspraken gemaakt over het abstracte begrip “loslaten in vertrouwen”. Op de eerste plaats gaat het daarbij om concrete cases, dus initiatieven van burgers (bijvoorbeeld) in de wijk. Daarnaast gaat het over de rol van de raad als hoeder van democratische waarden (verbinden, bewaken interactie, kwaliteit van de democratie, responsiviteit, tegenwicht, behoorlijkheid). De nieuwe raad zal ook kijken naar de meest passende werkwijze.

2. Klachtafhandeling en bestuurlijke procedures

De klachtenprocedure is een laagdrempelige aanvullende rechtsbescherming die als doel heeft het geschonden vertrouwen van de burger in de gemeente te herstellen. Ingezet wordt steeds op het informeel oplossen van de klacht, hetgeen in ongeveer 90 % van de gevallen ook lukt. Pas als dat niet lukt volgt een formele procedure. Er is veel aandacht voor een goede klachtbehandeling. In het bijzonder in samenhang met de transformatie in het sociale domein is het van belang dit proces evenwel verder door te ontwikkelen en te verbeteren. Nagegaan zal worden of burgers goed weten bij wie ze terecht kunnen als zij problemen ervaren. Eventuele drempels zullen worden onderzocht en weggehaald. Daarnaast zal nog alerter onderzocht gaan worden of op andere wijze signalen kunnen worden opgepakt dat er knelpunten bestaan en zal actiever gezocht worden naar problemen en niet afgewacht worden tot mensen een signaal geven. En tenslotte gaat beter gekeken worden naar het leereffect van de signalen. Deze nieuwe werkwijze zal in de komende periode verder vorm gegeven worden.

Klachten gaan niet over de inhoud van een besluit of van beleid, maar over de wijze waarop iemand zich heeft gedragen. Een bezwaarschrift kan worden ingediend tegen een besluit van de gemeente, indien een burger zich hierin niet kan vinden. Vervolgens kan hiertegen eventueel een beroepschrift worden ingediend. De afhandeling van deze procedures dient zodanig te gebeuren, dat het bestuur aantoonbaar aanspreekbaar is voor de besluiten die zij neemt.

Naast de aantallen bezwaar- en beroepschriften, is het belangrijk dat inzichtelijk is in hoeveel situaties procedures hebben geleid tot gegrond- of ongegrondverklaringen en de mate van afhandeling binnen de daarvoor geldende wettelijke termijnen. De focus voor de komende periode zal onder meer liggen op de afhandeling van de bezwaarschriften binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.

3. Civiele procedures

Onder het product civiele procedures wordt verstaan de afhandeling van aansprakelijkstellingen en het voeren van verweer in civiele geschillen. De burger die geconfronteerd wordt met schade in verband met wettelijke aansprakelijkheid en/of onrechtmatige daad die voor rekening van de gemeente zou moeten komen, kan een claim indienen om deze schade vergoed te krijgen. Deze claim wordt, in sommige gevallen door tussenkomst van de verzekeraar, beoordeeld en al dan niet toegewezen. De afhandeling moet plaats vinden binnen een redelijke termijn. De focus voor de komende periode zal liggen op een tijdige afhandeling van de claims.

In eerste instantie proberen partijen zelf tot een oplossing te komen. Maar als dat niet lukt, dan kan dat betekenen dat het aan de civiele rechter is het geschil te beslechten.

4. Mediation

Mediation kan helpen om, daar waar burgers vastlopen in hun communicatie met de gemeente, niet te verzanden in juridische procedures maar in gezamenlijkheid met de burger tot een oplossing te komen.

De ervaringen tot dusverre met de Regionale Mediatorpool Noord Limburg, die in 2016 van start is gegaan en waaraan op dit moment de gemeentes Peel en Maas, Bergen, Horst aan de Maas en Venlo deelnemen, zijn in het voorjaar van 2017 geëvalueerd. De conclusie was dat de mediatorpool wordt gezien als een succesvolle regionale samenwerking, die in de komende jaren verder uitgebouwd zal gaan worden. Voor de komende periode geldt dat daarnaast ook binnen onze gemeentelijke organisatie mediation in het bijzonder, en alternatieve conflictoplossing in breder verband nadrukkelijker in beeld mag komen. Hierop zal dan ook worden ingezet.

6. Public affairs/lobby

De gemeente Venlo probeert in 2018 net als in voorgaande jaren waar mogelijk regionaal op te trekken op het gebied van Public Affairs (PA). De basis voor deze regionale PA activiteiten vormen de regionale strategische visie en de regioprogrammering. In 2017 is een nieuwe Public Affairs strategie 2017-2020 voor de Regio Venlo vastgesteld. Voor de uitvoering van de PA activiteiten wordt er een focus op een aantal prioritaire thema’s aangebracht en in een PA werkplan voor 2018 vastgelegd. De PA activiteiten van de Regio Venlo zijn gericht op zowel Brussel, Den Haag als Duitsland. Waar in de Europa lobbyagenda Regio Venlo 2015-2016 nog het accent op de Europese Unie werd gelegd, benadrukt de regio met deze verbreding in de nieuwe strategie voor de periode 2017-2020 dat het voor het realiseren van de regionale agenda van groot belang is ook in Den Haag en Duitsland (Düsseldorf en Berlijn) goed op de kaart te staan. Immers, veel voor de regio van belang zijnde wet- en regelgeving wordt gemaakt in Den Haag en er is sprake van een grote onderlinge wisselwerking tussen Den Haag en Brussel.

Naast de PA activiteiten waarbij regionaal wordt opgetrokken zullen er in 2018 voor specifiek Venlose thema’s en projecten eigen PA activiteiten worden uitgevoerd, op basis van een Venloos PA werkplan. Daarnaast sluiten ook de activiteiten die door de gemeente Venlo in het kader van de opdracht Internationale Zaken (in opdracht van de Regio Noord- en Midden-Limburg) worden uitgevoerd op deze activiteiten aan.

7. Op weg naar een netwerkorganisatie

De organisatie is een meerjarig proces ingegaan om zichzelf om te vormen, te kantelen, naar een netwerkorganisatie. In een netwerkorganisatie is sprake van wisselende samenwerkingsallianties, over de grenzen van teams, afdelingen én de organisatie heen, om in veelvuldig contact met de Venlose samenleving onze producten en diensten te leveren en continu te verbeteren. Wat telt in een netwerkorganisatie is wat je kunt en wat je toegevoegde waarde is. Een medewerker wordt dus daar ingezet waar hij of zij nodig is. Kern van de organisatieontwikkeling in Venlo is leren veranderen.